Referat – bestyrelsesmøde, HEI-tennis Mandag 10/4-23 kl. 19.00 hos
Jeanette, Gammel Kirkevej 20, Hjortshøj med flg. dagsorden:
Tilstede: Helle, Frederik, Tom, Bjarne, Torben, Rikardt og Jeanette
Ref.: Jeanette

1: Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, 14/3-23.

2: Bane/anlæg: Isoleret vand til klubhus, nyt tilbud til vedtagelse.
– Brønde ved banerne skal hæves/forlænges, når vandledning til klubhuset
etableres. I sommerferien. Torben har talt med Jacob.
Lydanlæg til vedtagelse. Evt. renovering af skur? SportsTrading. Træklipning mod
nord.
– Lydanlæg købes inden standerhejsning – Helle indkøber.
– Flemming laver beregning på udhæng til grus i forlængelse af skuret.
– Helårsbanerne buler –Sport Training skal se på det – Torben tager kontakt.
– Der er beskåret mod vest, og mangler beskæring mod nord. Torben og Bjarne
kontakter hhv. Århus Kommune samt ”Klatremanden” til hækklipning.
Renovering af bane 1,2 og 3.
– Der er givet tilbud på renovering af banerne til 7000,- pr. bane – Vi ligger inde
med gamle linjer. Der kan måske spares 1800,- pr. bane, hvis de gamle
genanvendes. – Torben tager kontakt. Forslag – tilbyde 20.000,- plus moms.

3: Økonomi: Vi skal have ny rengøringshjælp – Hang fortsætter ikke.
– Vi tager kontakt om Hang vil fortsætte – Torben tager kontakt.
Overblik over likviditet – OK?
– Likviditeten ser fin ud – vi ser nærmere på økonomien til næste møde, når vi
kender årets medlemstal.

4: Træning: Vi skal have fastlagt hvem, hvor meget og til hvilken aflønning.
– Der er skaffet ny træner – Sebastian, som studerer på idrætshøjskolen, der
gerne vil undervise 10-12 timer om ugen – juniortræninger og voksen drop-in.
– Træningen skal tilkøbes – Oprettes på bookingprotalen. – Frederik laver en
plan for træningerne
– Booking oprettes inden standerhejsningen.
– Hvis medlemmerne har klip til gode, skal de bruges inden udgangen af
sæsonen 23/24. Fremadrettet gælder klippene i den sæson, hvor de er købt.
Der kan spille op til 4 personer på et klip. Prisen pr. klip er 300 kr. 1400 kr. for
5 klip. Frederik sender et overblik over hvilke trænere man kan vælge – Listen
sendes til Tom.
– Tennisintro. koster 300 kr. Der bestilles ketchere til deltagerne. – Der kan
være 8 på et hold. Tom åbner for tilmelding.
– Tennisskole ligger i uge 27, mandag til torsdag 10-15. – Gitte står for
forplejning. Pris 850 kr.
Helle ønsker fornuftigt nok, vi får det fastlagt og nedskrevet.
Hvilke træningstider?
▪ Frederik sender oversigt.
Hvilke hold tilmeldes?
▪ Frederik sørger for tilmelding til JTU.
▪ Erling sørger for tilmelding til DGI
Køb af bolde, hvor mange?
▪ Der købes normalt to kasser. HEAD ATP – Jikardt kontakter In-
Sport.
Nyt om klubtøj til trænere?
▪ Jeanette undersøger – Sport 24 Hoodie og T-shirt – Frederik
sender antal og størrelser til Jeanette.
Øvrigt?
▪ Torben skaffer nøgler til bestyrelsen.

5: IT/Hjemmeside: Alt klart til indmeldelse / betaling pr 1. maj?
– Nye medlemskaber løber i perioden 1. marts 2023 til 30. april 2024.
– Det er ikke alle medlemsregistreringer, der går igennem i systemet. Helle
undersøger, hvor fejlen ligger.
– Formiddagsholdene fortsætter.
– Tom sørger for opdateringer.
Øvrigt?

6: Baneklargøring / standerhejsning – gennemgås, er alt på plads?
– Bestyrelsen kommer til klargøring 9.30 – Gitte laver frokost
– Torben har bestilt pølser, brød og drikkevarer – der er styr på grill.
– Rikardt foreslår ”Kom og prøv” til standerhejsningen. – opslag på FB.
– Madam Græskar kommer.
– In-Sport kommer.
Herretræf / Tøsetræf kan nævnes til standerhejsning.

7: Tennissportens Dag – Rikardt orienterer.
– Rikardt og Frederik har lavet et program. – ligger som bilag i FB-gruppen.
– 29. april – Torben lægger opslag på lokalgrupper på FB. Rikardt sørger for
bannere ved vejen.
– Tidspunktet for arrangementet udvides til kl. 10-13 jf. DGI.

8: Nye medlemmer – aktiviteter, mulig støtte, indslusning, voksenintro, vilkår,
hvem gør hvad?
– Rikardt har haft kontakt til Mutivu.dk vedr. digitaliseringer af prøvetræninger
og nye hold. Bestyrelsen er oprettet i deres system. Gratis indtil der er
rekrutteret 15 nye medlemmer. Derefter 5000kr. pr sæson.
– Frederik og Rikardt har taget kontakt til Mutivu – planlægger nyt møde vedr.
”Kom godt i gang med Mutivu”
– Voksenintro. – se ovenfor.
– DGI vil gerne hjælpe med en plan for tiltag, vedr. hjælp til medlemstilgang. 20.
april kl. 9.00. – Bjarne, Rikardt og evt. Frederik deltager.
– Fra sæsonen 23/24 kan børn spille ubegrænset på deres medlemskab – dette
for at gøre klubben attraktiv for nye medlemmer.
Fastholdelse af medlemmer.
– Evt. Sociale arrangementer i forbindelse med voksenintro.

9: Årshjul
– Jeanette samler input fra bestyrelsen inden næste møde

Evt.:
– Lys på bane 6. – Torben tager kontakt.
– Alarm – går til Tom, som kontakter Verisure. Helle henter informationer.
– Forsikringer Helle undersøger.

Næste møde 14. juni i klubhuset:
– Status på medlemstal
– Budget
– Sommerskole