Referat af bestyrelsesmøde, HEI-tennis tirsdag den 5. august 2025 kl. 18.00 i HEI
klubhuset.
Der er afbud fra Aprilla, Frederik og Niels.
1: Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 25. juni 2025.
Referat blev godkendt.
2: Nyt vedr. banerne, især bane 5?
Preben fra Sport Trading er sat på sagen for at udbedre bane 4, 5 og 6. De er meget glatte ved baglinjerne. Vi afventer en tilbagemelding fra Preben. Der er bekymring for at der kan komme store udgifter på banerne, selvom det kun er tre år siden de blev etableret.
• Svante og Tom sætter en OBS på både Facebook og hjemmeside om at banerne kan være glatte og at spillerne skal være opmærksomme.
3: Trænersituationen efter sommerferien?
• Aprilla er træner efter sommerferien – Torben tager gerne søndagstræning den 17. august 2025, og måske også den 24. august. Kaja spørger og vender retur. Bjarne/Helle spørger Aprilla om hun har ideer til hvem der evt. kan hjælpe med træner situationen.
• Frederik har du ideer til nogen der kan afløse om søndagen?
• Vi skal arbejde på at sikre en mere robust organisation omkring træning. Også udarbejde en plan for, hvordan der ageres bl.a. når trænerne har behov for at melde afbud.
• Bjarne spørger om hjælp på lørdagsholdet
4: Klubmesterskab den 30-31 august:
Dato + opfordring til at reservere dagen offentliggøres på alle platforme ASAP.
• Svante udarbejder et tekstforslag, som sendes til Kaja, der opretter elektronisk tilmelding. ( Helle har sendt ordlyd fra sidste års klubturnering)
• Kaja ligger på Facebook og Tom på hjemmeside.
• Bjarne udarbejder skema for tilmelding til at hænge op i Klubben.
Hvem laver program / rækker? 4-parti kampe undt. 1. holdet? Offentliggøres med
tilmelding klubhus + ??
• Bjarne og Jens Henrik udarbejder spilleplan den 25. august 2025. Sidste tilmeldingsfrist er den 23. august.
Hvem skaffer præmier? Har vi bolde nok?
• Helle sørger for gavekort til 1. præmie, Bjarne sørger for gavekort til 2.
præmier.
• Der er 2 kasser bolde i teknikrummet, Svante har taget 2 rør til DTU kampe.
Boldene skal gerne holde 3 – 4 kampe.
Mad / drikke
• Det er aftalt med Gitte at hun sørger for mad til spillerne og drikke. Øl og vand
koster 10,00 kr. – der kan betales med mobilepay. Kaffe og te er gratis.
Hvem styrer kampe i weekenden?
• Bjarne, Helle styrer på skift kampene.
5: Adgang til rum med koder – ideoovervågning?
• Jens Henrik har ændret kode til Tekniker rummet. Han undersøger også muligheden for at sætte dørlukker og automatisk dørlås til boldrummet.
• Efterfølgende vurderer vi om det har haft effekt.
• Der er pt. 10 nøgler uddelt til teknikerrum:
Helle – Gitte – Tom – Frederik – Torben – Kaja – Niels – Henrik – Svante og nøgleboks.
6: Løn Kaja/Torben?
• Kaja og Torben skal udspecificere timer, og sende til Helle.
7: Låne ketchere.
• Når Klubhuset er åbnet, kan du låne en ketcher. Bjarne indkøber kurv til at have ketcherne i og udarbejder skilt omkring hvordan man forholder sig til lån af ketchere.
• Medlemmer har mulighed for at aflevere ”brugte” ketchere.
8: Tryg forsikring
• Bjarne har haft rettet henvendelse til Tryg for at få dem til at ændre præmien
til at dække for den lille bestyrelses ansvarsforsikring og ikke den store.
9: Tennisskolen, feedback? Hvor mange og gik det godt?
• Det gik godt. Dog var der afbud for trænere fra de andre klubber. Det blev håndteret, ved hjælp fra Lærke. Men det er ikke optimalt og fremadrettet skal der være en backup plan.
• HEI vil gerne at der bliver sørget for mad til frokost. Når der er medbragte madpakker, sidder de unge mennesker mange forskellige steder og nogen der ikke spiser. Når der er fællesspisning, siddes der sammen og der er fællesskab.
Dette formidles videre til DGI.
10: Begyndere, søndagstræning. Også formiddagsmedlemskab?
• Det blev besluttet at hvis formiddagsmedlemmerne ønsker at deltage i
søndagstræningen, opfordres der til at købe fuldtidsmedlemsskab.
11: Nyhedsbrev, emner udover Klubmesterskab
• Bjarne skriver et nyhedsbrev der udsendes på Facebook, hjemmeside og mail.
Emner er bl.a. Klubmesterskab – status chips – låne ketchere.
12: Eventuelt
• Tom kommer med mårfælde, den huserer på klubbens loft.
• Bjarne spørger Frederik om brev der sendes til Ann Hansen vedr. Skæring Skole
• Tom vil gerne at vi sender i Word format, når der skal lægges på hjemmeside.
• Tom og Kaja aftaler omkring hjemmeside.
13: Fastsættelse af dato for næste bestyrelsesmøde.
• Den 2. september 2025, kl. 18.00 i Klubhuset.