Vedtægter for Hjortshøj-Egå Idrætsforening-Tennis – hei-tennis.dk
§ 1. Hjemmel
Disse vedtægter er vedtaget af HEI-Tennis ́ ordinære generalforsamling afholdt den 26. februar 2015 samt ekstraordinære generalforsamling den 9. april 2015.
§ 2. Navn, hjemsted og formål
2.1 Klubens navn er ”HEI-Tennis” og har hjemsted i Århus Kommune.
2.2 HEI-Tennis har til formål at skaffe størst mulig tilslutning til tennissporten i Hjortshøj-Egå og omegn, omfattende alle aldersgrupper fra børn/juniorer til seniorer/pensionister.
§ 3. Generalforsamling
3.1 Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år inden den 1. marts.
3.2 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen til enhver tid og skal indkaldes, når mindst 50 stemmeberettigede medlemmer skriftligt indgiver begæring herom til bestyrelsens formand med angivelse af det emme som ønskes optaget på dagsordenen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter, at begæringen er fremsat.
3.3 Ordinær såvel som ekstraordinær generalforsamling indkaldes med et varsel på mindst 14 dage ved annoncering på hjemmesiden samt ved udsendelse pr. mail til alle medlemmer, som har registreret deres e-mail adr. på booking-portalen.
3.4 Alle medlemmer, som er fyldt 15 år, har stemmeret. Stemmeberettigede er desuden forældre/værger til medlemmer under 15 år, idet forældrepar kun har een stemme. Enhver fremmødt har kun een stemme. Udøvelsen af stemmeretten er betinget af, at medlemmet ikke er i kontingentrestance. Ethvert medlem kan
afkræves dokumentation for betaling af kontingent.
3.5 Alle medlemmer, som er fyldt 15 år og som ikke er i kontingentrestance, er
valgbare.
3.6 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpel stemmeflerhed. Forslag om vedtægtsændring kan dog kun vedtages, såfremt det fremlægges på 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 8 dages og højst 10 ugers mellemrum, og på hver af disse generalforsamlinger godkendes med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer. I tilfælde af stemmelighed er et forslag bortfaldet.
3.7 Dirigenten bestemmer afstemningsmåde, idet det dog gælder, at der skal
foretages skriftlig afstemning, hvis blot eet medlem kræver det.
3.8 Den ordinære generalforsamling afholdes med følgende dagsorden:
1) Valg af dirigent
2) Fremlæggelse af bestyrelsens beretning til godkendelse
3) Fremlæggelse af revideret årsregnskab til godkendelse
4) Indkomne forslag
5) Valg af bestyrelsesmedlemmer
6) Valg af én eller flere suppleanter til bestyrelsen
7) Valg af revisorer
8) Valg af revisorsuppleant
9) Eventuelt
3.9 Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling under dagsordenens punkt 4), skal være bestyrelsens formand i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
3.10 Bestyrelsen afgør det antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, som skal vælges under dagsordenens punkter 5) og 6). De under dagsordenens punkter 5), 6), 7) og 8) nævnte personer vælges alle for en periode på 2 år, idet det af hensyn til kontinuiteten så vidt muligt skal tilrettelægges sådan, at højst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er på valg hvert år.
§ 4. Bestyrelse
4.1 Det ældste medlem af bestyrelsen foranlediger, at bestyrelsen konstituerer
sig senest 14 dage efter afholdelse af den ordinære generalforsamling med valg
af formand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen kan beslutte at oprette andre
bestyrelsesposter i tillæg til de her nævnte.
4.2 Bestyrelsen har ansvaret for den daglige ledelse af klubben og udarbejder en
forretningsorden, som præciserer forretningsgang og fordeling af
arbejdsopgaver.
4.3 Forretningsordenen skal indeholde bestemmelse om, at der udarbejdes referater af alle generalforsamlinger og bestyrelsesmøder til indsættelse i klubbens forhandlingsprotokol. Referater af generalforsamlinger underskrives af dirigent og formand, referater af bestyrelsesmøder underskrives af de
bestyrelsesmedlemmer, som deltog i det pågældende møde.
4.4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når der holdes et bestyrelsesmøde, hvor mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen kan endvidere træffe en gyldig beslutning pr. mail (uden afholdelse af et bestyrelsesmøde) under forudsætning af, at samtlige medlemmer af bestyrelsen tiltræder beslutningen, og i dette tilfælde udformes beslutningen i en resolution, som indsættes i forhandlingsprotokollen og underskrives af alle bestyrelsens medlemmer.
4.5 Det påhviler bestyrelsen at tilrettelægge og gennemføre klubbens aktiviteter på en omhyggelig og ansvarsfuld måde, således at klubben til enhver tid kan indfripåtagne forpligtelser.
4.6 Bestyrelsen fastsætter før hvert års sæson det kontingent, som medlemmerne skalbetale. Medlemmer af bestyrelsen er fritaget for at betale kontingent, og bestyrelsen kan meddele kontingentfritagelse for ét år ad gangen til æresmedlemmer og til medlemmer, som efter bestyrelsens skøn præsterer en
særlig indsats i klubbens interesse.
4.7 Hæftelse
Så længe klubben modtager offentlige tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven, hæfter bestyrelsens medlemmer personligt for tilbagebetaling, dersom et tilbagebetalingskrav gøres gældende som følge af
retsstridig handling eller undladelse, som kan tilregnes pågældende som forsætlig eller groft uagtsom. I alle andre tilfælde hæfter bestyrelsens medlemmer ikke personligt for offentlige tilskud modtaget af klubben.
§ 5. Tegningsregel
HEI-Tennis tegnes af formanden i forening med kassereren. I retshandler, som vedrører optagelse af lån eller kreditter og køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, tegnes klubben dog af formanden i forening med et simpelt flertal af bestyrelsens øvrige medlemmer.
§ 6. Regnskab og revision
6.1 Klubbens regnskabsår følger kalenderåret. Det påhviler bestyrelsen at sørge for, at alle indtægts-, omkostnings- og betalingstransaktioner registreres løbende i et betryggende regnskabssystem. Kassereren udarbejder og fremlægger for bestyrelsen m.fl. kvartalsvise regnskaber eller saldobalancer samt et fuldstændigt årsregnskab tillige med et budget for det følgende år.
6.2 Årsregnskabet underskrives af alle bestyrelsens medlemmer og revideres af de generalforsamlingsvalgte revisorer, som forsyner regnskabet med deres revisionspåtegninger. Indberetninger til Århus Kommunes Fritids- og Kulturforvaltning vedr. offentlige tilskudsmidler (”tilskudsregnskab”) skal ligeledes revideres og påtegnes af revisorerne.
§ 7. Medlemskab, karantæne og eksklusion
7.1 Bestyrelsen fastsætter det maksimale antal medlemmer, som kan optages i klubben, under hensyntagen til klubbens kapacitet. Inden for de af bestyrelsen således fastsatte rammer kan enhver indmelde sig i klubben og er samtidig forpligtet til at betale det for den pågældende sæson gældende kontingent. Medlemskabet gælder fra årets standerhejsning til næste års standerhejsning og skal fornyes ved hver sæsonstart. Ved fornyelse har medlemmer fra den sidste sæson i de første 14 dage efter standerhejsningen fortrinsret over for nye
medlemmer.
7.2 Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, som ikke har betalt kontingent.
7.3 Ethvert medlem, som på uretmæssig vis direkte eller indirekte ved handlinger eller ytringer skader klubbens interesser kan af bestyrelsen idømmes karantæne i op til 1 år eller ekskluderes
§ 8. Udnævnelse af æresmedlem
8.1 Bestyrelsen kan udnævne et medlem til æresmedlem i tilfælde, hvor et medlem i særlig grad og over en længerevarende periode har bidraget enten eksternt til højnelse af klubbens anseelse udadtil og/eller internt til fremme af medlemmernes trivsel i klubben. Æresmedlemmer fritages for betaling af kontingent.
8.2 Et æresmedlemskab kan tildeles for en begrænset eller en ubegrænset periode.
8.3 Bestyrelsen kan til enhver tid tilbagekalde et æresmedlemskab, og bestyrelsen har ingen pligt til at begrunde tilbagekaldelsen.
Således vedtaget på den ordinære generalforsamling afholdt den 26. februar 2015 samt ekstraordinær generalforsamling den 9. april 2015 og herunder underskrevet af generalforsamlingernes dirigent og samtlige medlemmer af bestyrelsen.
Ole Carstensen, Dirigent – Ann Hansen – Karen Meyer – Christian Heegaard – John Pedersen – Helle Gissel Jensen – Henning Christensen – Ivan W. Mogensen
***HEITennisInfoSide***