Referat af bestyrelsesmøde HEI-Tennis tirsdag den 13. april 2025 kl. 18.00 i HEI-Tennis Klubhus
1: Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde, 8/4-25
o
Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
2: Evaluering vedr. klargøring og standerhejsning – er der noget, vi skal huske/gøre bedre til næste år?
o
Der udsendes betalingspåmindelser fra den omkring den 1. marts 2026. Dette for at minde medlemmerne om at de skal sørge for at betale kontingent.
o
Ved klargøring af baner, skal der til næste år være en container til grønt affald, resten af affaldet skal sorteres. Det har været bekosteligt at afskaffe en container med blandet affald.
3: Chips til sko – status. Får vi distribueret dem til de manglende?
o
Kaja arbejder på at give en status på uddelingen. Aftalt at bestyrelsen også uddeler chips og tager ansvar i at få medlemmerne til at bære chipsene.
4: Klubbens hjemmesider
o
Tom og Kaja har opgaven med at opdaterer Klubbens hjemmeside.
5: Status, antal betalende medlemmer samt status på diverse træningshold
o
Der er pt. 280 betalende medlemmer.
6: Fritagelse for kontingent – en sag
o
Bestyrelsen besluttede at der ikke kan fritages fra kontingent, det er alene bestyrelsen og banemænd der er fritaget for kontingent.
7: Forsikring af bestyrelse, info fra Bjarne
o
Det blev besluttet at tegne en Bestyrelsesansvarsforsikring til 5.466,00 kr. årligt
8: Anlæg og baner: Drift- og Vedligeholdelsesmanual i gang?
o
Niels arbejder på et oplæg til en manual, herefter kan Jens Henrik hjælper med udfyldelse.
Rengøring.
o
Desværre er vores rengøringsdame blevet syg, så vi eftersøger en afløser. Der er opslag på diverse Facebook sider. Niels henvender sig til en bekendt i Hjortshøj. Bjarne henvender sig til et professionelt rengøringsfirma, for at få foretaget en grundig rengøring. Svante igangsætter rengøringsfirmaet.
Opslagstavlen, hvad må sættes op – og i givet fald hvor længe?
o
Det blev besluttet at opslagstavlen alene er til tennis og klub relaterede opslag.
9: Nyt vedr. Egå Gymnasium?
o
Frederik tager imod 25 – 30 studerende fra Egå Gymnasium den 20 – 23 og 28. maj fra kl. 12.00 – 14.00.
10: Betalingsservice til kontingent?
o
Klubben kan desværre ikke tilbyde Betalingsservice til kontingent, grundet GDPR. Dog er det nu muligt at betale med VISA kort og der vil før bane klargøring og standerhejsning blive sendt påmindelser om betaling ud til medlemmerne.
11: Kamera med optagelser af banerne?
o Der kommer ikke kameraer op på banerne for yderligere overvågning, dette grundet GDPR.
12: Fastlæggelse af dato til næste bestyrelsesmøde
o
Den 25. juni 2025 kl. 18.00 hos Bjarne.
13: Eventuelt
o
Bjarne undersøger hvad det vil koste at udlægge red clay, det samme underlag som på bane 4,5 og 6, på slagbanen
o
Svante sørger for boldudlevering til JTU kampe til Holdkaptajnerne. Der er 4 bolde pr. hjemmekamp. Når boldene er benyttet, stilles de på øverste hylde i kosteskabet. Kaja skal have navne på medlemmer der spiller i JTU turneringen.